Klanten die telefonisch of via de security check binnenkomen willen graag een offerte laten opstellen (Afbeelding 1). Bekijk het script voor sales op Freshdesk om klanten te woord te staan. Zorg ervoor dat alle gegevens van de klant worden genoteerd: “Naam, E-mailadres, Telefoonnummer en Woonplaats”. Sla deze gegevens op in het aangemaakte ticket. Dit kan later altijd van pas komen als contact nodig is.
Afbeelding 1, Nieuw offerte aanvraag
Noteer alle producten die de klant graag wil hebben. Zoek een bijpassend pakket en maak daarop een uitbreiding. Op de google drive zijn templates van offertes beschikbaar. Overleg voor kortingen met Frank.
Maak de offerte op en stuur deze naar de klant. Verwerk de eventuele aanpassingen na de feedback van de klant. Vraag alle benodigde gegevens van de klant op, dit zijn: Adresgegevens voor de verzending of installatie, e-mail en telefoonnummer.
Als de klant akkoord is met de laatste versie van de offerte dan kan het factuur worden verstuurd. Let er op dat de klant eerst betaald voordat de producten kunnen worden verzonden.
Facturen worden verstuurd met q-invoice. Ga naar facturen en klik op nieuw factuur (Afbeelding 2).
Afbeelding 2, Nieuw factuur
Het nieuwe factuur kan nu worden opgesteld (Afbeelding 3). Begin bij de ontvanger van het factuur (1). Vul hier de naam, achternaam, adres en e-mailadres in van de klant. Zet het factuur op “Factuur producten SmartAlarm” (2). Voeg producten toe door op het groene plusteken te klikken (3). Van ieder product kan het aantal worden aangepast. Vul bij omschrijving de naam van het product in, specificeer het model nummer of kleur van het product (4). Controleer de prijs zoals in de offerte staat en neem de prijs over (4). De prijs van installatie varieert met het aantal uur. Een prijslijst is terug te vinden op de google drive van SmartAlarm.
Afbeelding 3, Nieuw factuur opstellen
Als de prijs en alle gegevens van de ontvanger in orde zijn, klik dan op “Opslaan en verzenden” (Afbeelding 4). Het is mogelijk het factuur naar een cc te verzenden.
Afbeelding 4, Opslaan en verzenden
Als er sprake is van een installatie moet er altijd per factuur worden betaald. Licht de klant in van het verzonden factuur en attendeer de klant erop dat er eerst moet worden betaald voordat de producten worden verzonden.
Verzenden van producten is nu hetzelfde als dat klanten via de webshop bestellen. Maak een post etiket door middel van Myparcel. Controleer de adresgegevens van de klant en print het etiket.
In het geval van een installatie, voeg dan een uitdraai van de offerte toe aan de verzending.