Een losse e-mail versturen zonder ticket is ook mogelijk via Freshdesk. Per dag is er ruimte voor maximaal 30 e-mails om te versturen. Mocht het nodig zijn meerdere klanten in te lichten houdt hier dan rekening mee. Verspreid het aantal over een paar dagen en houd er rekening mee dat er extra e-mails verstuurd moeten worden op dezelfde dag. Klik op “Nieuw” en selecteer “Nieuwe e-mail” (Afbeelding 1).
Afbeelding 1, Nieuwe e-mail
Vervolgens opent de pagina om een e-mail te versturen. CC en BCC toevoegen is ook mogelijk (Afbeelding 2).
Afbeelding 2, E-mail
Selecteer “Nog een sturen” om direct nog een e-mail te sturen.
Als er klanten bellen om een product retour te sturen dan is het nodig om een ticket aan te maken. Voor het retourformulier is er namelijk een ticketnummer nodig. In sommige gevallen is een nieuw ticket aanmaken handiger zodat andere agents op de hoogte blijven van dit ticket (Afbeelding 3).
Afbeelding 3, Nieuw ticket
Zodra het ticket is aangemaakt kan er direct een tekst worden geschreven.
Let op!
Het eerste bericht krijgt de klant niet te zien. Vul het e-mail adres in van de klant en type een aantal woorden in het tekstvak. Klik vervolgens op verzenden (Afbeelding 4).
Afbeelding 4, Ticket aanmaken
Nu is het ticket aangemaakt en kan men notities toevoegen om andere agents in te lichten of om een opmerking/klacht te beschrijven.
Als de klant nog een bericht moet ontvangen klik dan op beantwoorden. Maak het bericht aan en klik op verzenden. Deze krijgt de klant wel binnen als e-mail (Afbeelding 5).
Afbeelding 5, Ticket beantwoorden of notitie toevoegen